情景背景

某装饰公司与某酒店管理公司签订装修施工合同，合同价款 780 万元。项目完成后双方发生结算争议，但装饰公司的合同原件在搬迁中遗失，仅存 PDF 扫描件、双方往来函件与数次传真确认的变更单，对方否认扫描件的真实性并主张合同条款与扫描件不符。

争议与处理思路

本条（民法典第七百八十九条）要求采用书面形式，而书面形式的证明力问题另循证据规则。实务中通常认为，扫描件属于电子形式的复制件，单独使用时的证明力有限；若能与往来函件、会议纪要、付款记录、发票记载相互印证，形成完整的印证链条，则可能被采信。必要时可以申请对电子邮件的发送路径、传真时间等进行技术核查。此外，对方若在往来函件中引用了合同条款编号或具体金额，也被视为对合同内容的部分自认，可据此还原约定。

平台提示

合同签署后应当至少保留原件一份并专柜存放，日常业务中以扫描件流转的同时注明「原件留存处」。争议发生前就应当系统整理往来函件与变更单，按时间顺序编目，这类材料在原件缺失时往往是决定性的替代证据。

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